Hausgeld­abrechnung für den Mieter umrechnen

Zwei Abrechnungen, zwei Zwecke

Die Hausgeldabrechnung ist die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft nach § 28 WEG. Sie rechnet zwischen Ihnen und der Gemeinschaft ab: Was hat das Haus gekostet, was haben Sie als Vorschuss gezahlt, wie viel ging in die Rücklage? Nach dem Gesetz enthält sie alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft, nicht nur die Betriebskosten. Die Eigentümer beschließen auf ihrer Grundlage über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse.

Die Nebenkostenabrechnung rechnet zwischen Ihnen und Ihrem Mieter ab. Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind (§ 556 Abs. 1 BGB). Das sind die Kostenarten aus § 2 der Betriebskostenverordnung. Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung gehören ausdrücklich nicht dazu (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Die Hausgeldabrechnung ist also der Rohstoff, nicht das Ergebnis.

Quellen: § 28 Abs. 1 und 2, § 16 Abs. 2 WEG; § 556 Abs. 1 BGB; §§ 1 und 2 BetrKV (gesetze-im-internet.de).

Was Sie übernehmen dürfen und was nicht

Viele Verwaltungen kennzeichnen die umlagefähigen Positionen bereits, zum Beispiel mit „BK“ oder in einer eigenen Spalte. Prüfen Sie trotzdem jede Zeile. Die Tabelle zeigt die üblichen Posten einer Hausgeldabrechnung:

Sonstige Betriebskosten wie die Wartung der Rauchwarnmelder oder die Dachrinnenreinigung dürfen Sie nur umlegen, wenn sie im Mietvertrag einzeln genannt sind. Für alle anderen Kostenarten genügt der Verweis auf die Betriebskostenverordnung. Beim Hausmeister achten Sie darauf, ob die Verwaltung Anteile für Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten herausrechnet. Diese Anteile bleiben bei Ihnen.

Quellen: § 1 Abs. 2 und § 2 BetrKV; § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG; BGH, Urteile vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20, und vom 05.10.2022, VIII ZR 117/21; BGH, Urteil vom 10.02.2016, VIII ZR 137/15; zu Kontoführung und Eigentümerversammlung Both, Tagungsband der DMB-Mietrechtstage 2010.

Der Verteilerschlüssel

Seit 1. Dezember 2020 regelt § 556a Abs. 3 BGB den Fall der vermieteten Eigentumswohnung. Haben Sie mit dem Mieter nichts anderes vereinbart, verteilen Sie die Betriebskosten nach dem Maßstab, der zwischen den Eigentümern gilt. Das sind meistens die Miteigentumsanteile, für einzelne Kostenarten kann die Gemeinschaft andere Schlüssel beschlossen haben, etwa nach Einheiten. Widerspricht der Maßstab billigem Ermessen, wird nach Wohnfläche verteilt.

Praktisch heißt das: Sie übernehmen aus der Hausgeldabrechnung für jede umlagefähige Position drei Zahlen. Die Gesamtkosten des Hauses, die Gesamtanteile des Schlüssels (zum Beispiel 10.000 Miteigentumsanteile) und Ihren eigenen Anteil (zum Beispiel 157). Der Mieter zahlt dann denselben Betrag, den die Verwaltung Ihnen für diese Position berechnet hat, bei Mieterwechsel anteilig nach Tagen.

Heiz- und Warmwasserkosten folgen der Heizkostenverordnung, die auch im Wohnungseigentum gilt. Der Messdienst erstellt für jede Wohnung eine Einzelabrechnung. Den Betrag für Ihre Wohnung übernehmen Sie direkt. Kürzt der Mieter die Heizkosten, weil nicht korrekt nach Verbrauch abgerechnet wurde, können Sie diese Kürzung nicht an die Gemeinschaft weitergeben (§ 12 Abs. 1 Satz 4 HeizkostenV).

Quellen: § 556a Abs. 1 und 3 BGB; § 16 Abs. 2 WEG; §§ 3, 6, 7 und 12 HeizkostenV (gesetze-im-internet.de).

Die Grundsteuer kommt dazu

Jede Eigentumswohnung ist für die Grundsteuer ein eigenes Grundstück. Den Bescheid bekommt der Eigentümer von der Gemeinde, nicht die Gemeinschaft. Deshalb steht die Grundsteuer in der Regel nicht in der Hausgeldabrechnung, und sie geht beim Umrechnen leicht verloren.

Nach dem Bundesgerichtshof reichen Sie die Grundsteuer, die die Gemeinde für Ihre Wohnung erhebt, in voller Höhe an den Mieter weiter. Einen Verteilerschlüssel braucht es dafür nicht. Schreiben Sie in die Abrechnung, dass der Betrag aus Ihrem Grundsteuerbescheid stammt. Das Landgericht Berlin hat eine Abrechnung ohne diese Erläuterung als formell unwirksam angesehen. Voraussetzung bleibt, dass die Grundsteuer im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart ist.

Quellen: § 2 Nr. 1 BetrKV; § 244 Abs. 3 Nr. 3 BewG; § 10 Abs. 1 GrStG; BGH, Urteil vom 17.04.2013, VIII ZR 252/12; LG Berlin, Urteil vom 20.11.2013, 65 S 73/13, nach Berliner Mieterverein; Jacoby, Tagungsband der DMB-Mietrechtstage 2017.

Die Frist läuft, auch wenn die Verwaltung spät ist

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Danach können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie trotzdem auszahlen.

Eine späte Hausgeldabrechnung entschuldigt Sie nicht ohne Weiteres. Der BGH hat 2017 entschieden, dass der Vermieter einer Eigentumswohnung auch dann fristgerecht abrechnen muss, wenn die Eigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben. Der WEG-Verwalter ist dabei nicht Ihr Erfüllungsgehilfe. Wer sich auf eine unverschuldete Verspätung berufen will, muss konkret darlegen, was er unternommen hat. Umgekehrt dürfen Sie auch vor dem Beschluss abrechnen. Fragen Sie die Verwaltung also früh nach den Zahlen und halten Sie Ihre Nachfragen fest.

Quellen: § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB; BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15; BGH, Beschluss vom 14.03.2017, VIII ZR 50/16. Beide Entscheidungen ergingen zum WEG in der Fassung vor dem 1. Dezember 2020.

So rechnen Sie es mit dem Rechner um

1. Wohnung anlegen, mit Wohnfläche und Ihren Miteigentumsanteilen aus der Hausgeldabrechnung.
2. Mieter mit Mietbeginn, Mietende und den gezahlten Vorauszahlungen eintragen.
3. Für jede umlagefähige Position: Kostenart wählen, Gesamtkosten des Hauses eintragen, den Schlüssel der Hausgeldabrechnung wählen und unter „Gesamtwert fürs ganze Haus“ die Gesamtanteile eintragen. Für Sonderschlüssel wie „Anteil Aufzug“ gibt es den Schlüssel „Anteile laut Verwalterabrechnung“.
4. Heizung und Warmwasser mit „direkt“ und dem Betrag aus der Einzelabrechnung des Messdienstes, ebenso die Grundsteuer mit dem Betrag aus Ihrem Bescheid.
5. Der Rechner verteilt auf den Cent genau, markiert Verwalterhonorar, Rücklage und Reparaturen rot und gibt je Mieter eine Abrechnung als PDF aus.

Wir haben das mit der echten Jahresabrechnung einer Gemeinschaft mit 34 Einheiten nachgerechnet. Die Anteile stimmen mit denen der Verwaltung überein. Die Daten bleiben in Ihrem Browser.

Häufige Fragen

Diese Seite erklärt die gesetzlichen Regeln mit Fundstellen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Was im Einzelfall gilt, hängt auch vom Mietvertrag und von den Beschlüssen Ihrer Gemeinschaft ab.